Im öffentlichen Dienst fehlen 570.000 Kräfte.

Die Zahl der KI-Anwendungen hat sich verdoppelt

US-Bundesbehörden meldeten für 2025 insgesamt 3.611 KI-Anwendungsfälle, nach 1.757 im Vorjahr. So steht es im Inventar der US-Haushaltsbehörde OMB. 858 Fälle nutzen generative KI, 117 agentische KI. 445 gelten als „high-impact“ und lösen damit Risikopflichten aus. KI in der Verwaltung ist kein Laborversuch mehr, sondern ein Portfolio. Und Portfolios brauchen Verantwortliche.

Die Themen zeigen, wo die Arbeit liegt. Wissenschaft führt mit 21,0 % der Fälle, danach folgen Verwaltungsfunktionen und IT. Die Leistung für Bürgerinnen und Bürger, also der sichtbare Teil, ist noch klein.

Quelle: OMB-Rohdaten, Stand 13. Apr. 2026; Auszählung ETHORITY; 16,7 % ohne Themenangabe.

Großbritannien geht denselben Weg von niedrigerem Niveau. Der britische Rechnungshof NAO stellte fest, dass im März 2024 37 % von 87 zentralen Behörden KI einsetzten und 70 % sie erprobten oder planten. Die Auswertung von rund 500 öffentlichen Konsultationen im Jahr kostet dort etwa 75.000 Arbeitstage. Deshalb wurde ein Konsultationswerkzeug zu einem der ersten KI-Projekte mit belastbarer Zeitbilanz.

In Deutschland treibt der Personalmangel, nicht die Technik

Im öffentlichen Dienst arbeiten rund 5,5 Millionen Menschen, 12 % aller Erwerbstätigen, meldet Destatis. Der dbb beziffert 570.000 fehlende Stellen und 1,4 Millionen Ruhestandseintritte in den nächsten zehn Jahren. 43 % der Kommunen melden akuten Personalbedarf, bei den Großstädten sind es 61 %.

570.000 Stellen fehlen im öffentlichen Dienst (dbb, Jan. 2025)

Das ist der Rahmen für jede KI-Entscheidung in deutschen Verwaltungen. KI ist zuerst eine Kapazitätsstrategie. Jede Stunde, die sie zurückgibt, muss in Fallarbeit, Bürgerkontakt oder Rückstände fließen. Sonst entsteht kein Wert.

Die Bürger sind weiter als ihre Ämter. In der Bitkom-Umfrage vom Oktober 2026 sagen 74 %, Behörden brauchten zu lange. 70 % wünschen KI bei der Bearbeitung ihres Antrags, nach 63 % im Vorjahr. Nur 12 % wollen, dass KI allein entscheidet. Der Auftrag lautet also: KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet.

Wenn sich Agenden schnell ändern, bricht zuerst die menschliche Seite: halb eingeführte Werkzeuge, Kompetenzen, die dem System hinterherlaufen, Beschäftigte, die niemand gefragt hat, und Entscheidungen ohne Verantwortliche. Jeder Pilotauftrag braucht deshalb einen Personalanhang. Er nennt die betroffenen Rollen in Fallbearbeitung und Service, misst Bearbeitungszeiten, Rückstände und Fehlerquoten vor dem Start, plant Schulungen zum Bedienen, Prüfen und Hinterfragen des Systems und benennt die Person, die für jede Entscheidung mit Wirkung auf Bürger einsteht. Er legt auch fest, wohin die gewonnene Zeit fließt: in komplexe Fälle, Bürgerkontakt, Rückstände oder Weiterbildung, und wer das entscheidet. Ohne diesen Anhang versickern gesparte Minuten in der nächsten Warteschlange.

Die Kommunen folgen langsamer. 2024 nutzten 13 % KI oder automatisierte Systeme, nach 8 % im Vorjahr, zeigt das Zukunftsradar von DStGB und iit.

Einmal bauen, vielfach nutzen

Das stärkste deutsche Muster sind gemeinsame, souveräne Plattformen statt hundert einzelner Chatbots. Hamburgs Assistent LLMoin erreicht 40.000 Beschäftigte, vier weitere Länder übernehmen ihn. F13 aus Baden-Württemberg ist quelloffen. Im Mai 2026 hat der Bund eine souveräne KI-Plattform beauftragt, gebaut von Deutscher Telekom und SAP als Teil des Deutschland-Stacks.

Für ein Landesministerium oder ein Landratsamt verschiebt sich damit die Einkaufsfrage. Sie heißt nicht mehr „welcher Assistent?“, sondern „welcher gemeinsamen Plattform schließen wir uns an, wo läuft das Modell, und wie kommen wir wieder heraus?“. Hosting, Modellwahl und Ausstiegsregeln entscheiden langfristig mehr als jede Funktionsliste.

Sieben KI-Angebote für Bürger, vier für Polizei und Rettung

Das Good AI Prisma verortet 22 Angebote im Themenfeld Öffentlicher Sektor, jedes mit datierter Quelle von den Seiten des Anbieters. Sieben dienen dem Bürgerkontakt per Chat, Telefon und Beteiligung, darunter Citibot, CivicPlus Agent, convaise Studio, fonio und Go Vocal. Fünf sind Verwaltungsassistenten und souveräne Plattformen: Assistent.iQ der Bundesdruckerei, F13, Fabasoft eGov-Suite, LLMoin und PhariaAI von Aleph Alpha. Vier unterstützen Polizei und Rettungsdienste, etwa Werkzeuge von Axon, Mark43 und Motorola Solutions. Vier sind Daten- und Entscheidungsplattformen wie Palantir Gotham und Tyler AI, zwei bearbeiten Dokumente und Vergaben. Zehn der 22 Angebote stammen von Anbietern mit Hauptsitz in Europa, sieben davon in Deutschland, zwölf von Anbietern mit Hauptsitz in Nordamerika. Die Reihenfolge ist alphabetisch, kein Ranking. Die ganze Karte steht in der Branchenanalyse Öffentlicher Sektor.

Der Markt bewegt sich, während Sie einkaufen. Axon hat Prepared im Oktober 2025 übernommen. Cohere und Aleph Alpha wollen fusionieren, vereinbart im September 2026. Eine Vergabeakte aus dem Frühjahr beschreibt im Herbst womöglich ein anderes Unternehmen. Klauseln zu Kontrollwechsel und Ausstieg gehören deshalb in jede Ausschreibung.

Die Regeln haben Termine

Die EU-KI-Verordnung, geändert durch den Digital-Omnibus zur KI und seit 27. Juli 2026 in Kraft, setzt den Kalender. Verbote, etwa für Social Scoring, gelten seit dem 2. Februar 2025. Seit dem 2. August 2026 müssen Menschen erfahren, dass sie mit einem KI-System zu tun haben. Ab dem 2. Dezember 2027 gelten für KI Hochrisiko-Pflichten nach Anhang III, wenn sie über Sozialleistungen entscheidet oder Polizei, Migration, Asyl, Grenzkontrolle oder Justiz unterstützt. Öffentliche Betreiber führen dann eine Grundrechte-Folgenabschätzung nach Artikel 27 durch. Hochrisiko-Systeme, die Behörden bereits nutzen, müssen bis zum 2. August 2030 alle Anforderungen erfüllen.

2. Dez. 2027 ab dann gelten EU-Hochrisikopflichten für KI bei Leistungen, Polizei, Migration und Justiz

Deutschland ergänzt eigene Bausteine: die Leitlinie für KI in der Bundesverwaltung mit menschlicher Aufsicht, Offenlegung und Registrierung, den Marktplatz und das Register MaKI und Paragraf 35a des Verwaltungsverfahrensgesetzes. Danach braucht ein vollautomatisierter Verwaltungsakt eine Rechtsgrundlage und lässt keinen Ermessensspielraum. Großbritannien hat Transparenzeinträge für Algorithmen verpflichtend gemacht. Australien verlangt seit dem 15. Dezember 2025 ein Register, eine verantwortliche Person und eine Folgenabschätzung.

Die KI-Verordnung bewertet Einsätze, keine Produkte. Derselbe Assistent ist unkritisch, wenn er einen Brief formuliert, und fällt unter die Hochrisiko-Pflichten, wenn er über einen Leistungsantrag entscheidet. Deshalb kommt die Bestandsaufnahme vor der Ausschreibung.

In der Praxis

Anwendungsfall: ein Assistent, viele Verwaltungen. Hamburgs Assistent LLMoin erreicht 40.000 Beschäftigte, vier weitere Länder übernehmen ihn. Eine gemeinsame Plattform klärt Hosting, Modellwahl und Ausstieg einmal statt in hundert Einzelvergaben, und jede neue Verwaltung startet mit einer erprobten Einrichtung.

Szenario: vom Brief zur Entscheidung. Ein Bezirksamt entwirft mit einem Assistenten Briefe an Bürgerinnen und Bürger, ein Einsatz mit minimalem Risiko. Soll derselbe Assistent Leistungsanträge nach Anspruch vorsortieren, wird daraus ab dem 2. Dezember 2027 ein Hochrisiko-Einsatz nach Anhang III, mit Registrierung, menschlicher Aufsicht und Grundrechte-Folgenabschätzung. Weil das Inventar Einsätze statt Werkzeuge erfasst, wird der Wechsel sichtbar, bevor er passiert.

Was Sie am Montag tun

1. Jeden Einsatz erfassen. Listen Sie jede KI-Nutzung auf, auch Werkzeuge, die Beschäftigte selbst mitbringen, und tragen Sie sie in ein Register wie MaKI ein.
2. Unterstützung von Entscheidung trennen. Markieren Sie jeden Einsatz bei Leistungen, Polizei, Migration oder Justiz und planen Sie die Folgenabschätzung für Dezember 2027 jetzt.
3. Erst anschließen, dann kaufen. Prüfen Sie gemeinsame Plattformen wie LLMoin, F13 und die Bundesplattform vor jeder neuen Ausschreibung; schreiben Sie Hosting, Modellwahl und Ausstieg in jeden Vertrag.
4. Messen, was Bürger spüren. Erfassen Sie Bearbeitungszeit, Rückstände, Widersprüche und Zufriedenheit vor dem Pilot und skalieren Sie nur auf Basis der gemessenen Veränderung.
5. Menschen früh einbinden. Personalrat, Datenschutz und die namentlich verantwortliche Person für jede Entscheidung gehören vom ersten Tag an in den Pilotauftrag.

Die globale Good AI Prisma Marktstudie stellt den öffentlichen Sektor neben zehn weitere Branchen; das Themenfeld Bildung zeigt dieselben Fristen für Schulen.