Der Anbieter nennt Echtzeitprüfungen gegen deutsche Steuerregeln und interne Richtlinien. Dies ist eine Anbieteraussage zur Funktion, keine unabhängige Bestätigung steuerlicher Compliance. Die Seite meldet außerdem, dass Circula zu Personio gehört.
Keine Anbieteranzahl angegeben. DATEV Premium Partner und DATEV-Marktplatz-API-Partner; „offizielle Nachfolgelösung für DATEV Reisekosten classic“. SAP, NetSuite, Xero oder Lexware nicht genannt
Grenzen
„Kontinuierliche Compliance-Audits“ als „demnächst verfügbar“ gekennzeichnet; exportierte Ausgaben, Kilometerabrechnungen und Tagegelder können danach weder zurückgerufen noch bearbeitet werden (Korrekturen außerhalb von Circula); DATEV-Format kann keine Belege nach ReWe übertragen; KI „für die deutsche Gesetzgebung entwickelt“
Einzige Genauigkeitszahl ist wörtliche Anbieterangabe Anbieterangabe: „92% weniger manuelle Eingaben“ (Messung nicht beschrieben)
Eignung und Entscheidungsbedingungen
Voraussetzungen
Mindestens 10 Lizenzen; GoBD-konforme 10-Jahres-Archivierung erfordert zertifiziertes DMS (z. B. DATEV Unternehmen online) oder optionalen Circula-Archivierungsdienst; DATEV-Datendienste für Mandanten bestellt
Hilfeartikel: Archivierung muss auf einem „zertifizierten Dokumentenmanagementsystem“ erfolgen
Zugang und Preis
Wofür Sie bezahlen
Mitarbeiter- und Reisekosten: je Lizenz und Monat, jährlich abgerechnet, mindestens zehn Lizenzen; flexible Lizenzen nur in aktiven Monaten. Kreditkarten: Plattformgebühr. Rechnungsverarbeitung: Plattform einschließlich 100 Rechnungen. Zusatzleistungen: je Lizenz.
„Preise werden pro Monat angegeben und jährlich abgerechnet.“ „Circula enthält immer mindestens 10 Lizenzen.“ Zusatzmodule DMS, CustomerCare Plus, DailyTrips, CO₂ Reporting und Multi-Entity Setup ohne Preisangabe
Veröffentlichter Preis
Mitarbeiter- und Reisekosten ab 15 € je Lizenz und Monat; Kreditkartenplattform ab 99 € monatlich; Rechnungsverarbeitung ab 149 € monatlich einschließlich 100 Rechnungen; Zusatzleistungen ab 1 € je Lizenz.
Anbieterquellen beschreiben diesen Punkt unterschiedlich. Einstiegspreise. Die Preisseite kennzeichnet Rechnungsverarbeitung als „demnächst verfügbar“, eine Produktseite beschreibt sie; Verfügbarkeit und Mehrmengenpreise bestätigen.
AWS, Deutschland — „Alle Daten werden auf in Deutschland betriebenen AWS-Servern gehostet“; Datenschutzerklärung: Administratorkontodaten in einem Rechenzentrum in Frankfurt/Main
KI-Seite sagt „in Europa gehostet“ plus Kennzeichen „Hergestellt und gehostet in Deutschland“; mit Deutschland vereinbar. Datenschutzerklärung nennt US-Empfänger für Analyse/Fehlerverfolgung (siehe Unterauftragnehmer und Modelle)
Zertifikate und Testate
ISO/IEC 27001:2022 „für Circula GmbH in Berlin für Cloudbetrieb und Sicherheitsmanagement“; GoBD-Softwareprüfung „nach IDW PS 880“ durch Eger, Färber & Kollegen Wirtschaftsprüfungs und Beratungs GmbH (Attestierung)
ISO 27001 laut Anbieter; Aussteller und Daten bestätigen. IDW PS 880 ist ein Prüfertestat. GoBD und DSGVO sind Regelwerke; DATEV Premium Partner ist Partnerstatus.
Weitere Datenbedingungen
Unterauftragnehmer und Modelle
Datenschutzerklärung der App: unbenannter Rechenzentrumsanbieter Frankfurt/Main, Omni Analytics Inc., Metabase Inc., Stripe Payments Europe, Chargebee Inc., Functional Software Inc. (Sentry), Intercom, HubSpot, Pliant GmbH/Pliant Oy, PostHog Inc.; Hosting AWS Deutschland. Kein LLM-Anbieter genannt
Die Datenschutzerklärung betrifft Circula als Verantwortlichen. Ein OpenAI-Name in einem Beispielbeleg belegt keine Modellintegration.
Aufbewahrung und Löschung
Kontodaten „solange Ihr Konto besteht“ gespeichert (gesetzliche Aufbewahrung kann gelten); Fehlerverfolgung nach 90 Tagen gelöscht; Sitzungsaufzeichnungen 3 Monate; DMS-Artikel: „Archivierung muss 10 Jahre digital erfolgen“ (über zertifiziertes DMS)
Die Löschung von Ausgabendaten bei Vertragsende muss gesondert bestätigt werden.
Export
CSV, PDF (je Mitarbeitendem/Reise), Beleg-ZIP, DATEV-Format, DATEV XML (UO), SEPA XML, direkte Übertragung an DATEV Unternehmen online; Lohnexporte für DATEV LODAS / Lohn und Gehalt
Sprachen der In-App-Oberfläche nicht gesondert bestätigt
Freigabe vor Buchung
Teilweise – KI „leitet risikoarme Anträge automatisch weiter“; „Höhere Risiken oder ungewöhnliche Ausgaben zur Prüfung markiert.“ Hilfe: Vorgesetzter genehmigt, Buchhaltung kontrolliert; „Reise erst nach vollständiger Freigabe zum Export vorbereitbar.“
Anbieterquellen beschreiben diesen Punkt unterschiedlich. Die KI-Seite beschreibt automatisches Routing risikoarmer Belege; die Hilfe manuelle Freigabe vor Export. Geltenden Ablauf bestätigen.
Unterstützung laut Anbieter; IDW PS 880 ist ein Testat. Peppol und SAF-T nicht erwähnt
Fragen an den Anbieter
Fragen Sie den Anbieter, ob Ihre Daten für Modelltraining genutzt werden und welche Einwilligungsregeln gelten.
Fragen Sie den Anbieter nach Preis, Abrechnungseinheit und Mindestbindung für Ihren Umfang.
Fragen Sie den Anbieter nach Aufbewahrung und Löschung einschließlich der Regelung bei Vertragsende.
Kosten je akzeptiertem Ergebnis
Bearbeitbares hypothetisches Beispiel · keine Anbieterpreise oder gemessene Leistung. Prüfen Sie mit diesem Monatsmodell Ihr eigenes Angebot und Ihre Qualitätsannahmen.
/ akzeptiertes Ergebnis
akzeptierte Ergebnisse / Monat
5.000 Aufgaben × 80 % = 4.000 akzeptierte Ergebnisse pro Monat. Höhere eingegebene Kosten erhöhen die Stückkosten; mehr akzeptierte Ergebnisse verteilen dieselben Kosten auf mehr Ergebnisse.
Formel: eingegebene Monatskosten ÷ (Monatsaufgaben × Akzeptanz % ÷ 100). Der Zähler enthält nur die von Ihnen eingegebenen Kosten. Ergänzen Sie zutreffende Lizenz-, Nutzungs-, Integrations-, Prüf- und Nacharbeitskosten selbst; dies ist nicht automatisch eine Vollkostenrechnung oder ein Anbieter-Abrechnungsmodell. Freigesetzte Kapazität ist kein realisierter finanzieller Wert.
Eingaben bleiben in der Sitzung dieses Browsertabs, auch bei Neuladen und Sprachwechsel. Sie werden nicht in die Seiten-URL geschrieben. Die Fortsetzung bereitet einen ungesendeten Anfrageentwurf vor.
AI Decision Brief – Ihre Entscheidungsvorlage für bis zu drei KI-Angebote · 195 € netto
Die Entscheidungsvorlage vergleicht bis zu drei KI-Angebote schriftlich: mit den belegten Fakten für Ihre Entscheidung, gezielten Fragen an die Anbieter und einer Kostenschätzung auf Basis Ihrer Annahmen. Die drei wichtigsten Prüfpunkte legen Sie mit Sten Franke fest.
Sie erhalten die Entscheidungsvorlage per E-Mail innerhalb von höchstens fünf Arbeitstagen, nachdem die Zahlung bestätigt ist und wir die Fragestellung sowie die für den Start erforderlichen Angaben abgestimmt haben. ETHORITY bestätigt Start- und Liefertermin und liefert früher, sobald die geprüfte Vorlage fertig ist. Fehlende optionale Angaben dokumentieren und bewerten wir; Sie müssen die Lösung nicht selbst recherchieren. Die Prüfung vor der Lieferung und Rückfragen per E-Mail sind inbegriffen.
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