Der Anbieter beansprucht die Abdeckung aller Spesenberichte, Sprachen und Länder. Dies bleibt Anbieterwortlaut; Abdeckung für Ihre Sprachen, Richtlinien und Bereitstellung bestätigen lassen.
Anbieterquellen beschreiben diesen Punkt unterschiedlich. Widerspruch auf derselben Seite: Logoleiste (8) gegenüber FAQ #09 (7) – FAQ ergänzt Coupa, lässt Expensify und Oracle Fusion weg. DATEV, NetSuite, Dynamics oder Xero nicht genannt
Sandbox: „Daten und Konfigurationen nicht zwischen Sandbox und Produktion übertragbar“; Sandbox „auf 10% der jährlichen Produktionskapazität begrenzt“; Belegprüfung liest „handschriftliche Ziffern auf Belegen (nur Englisch)“
Keine Genauigkeitseinschränkungen auf Produktseite
Eignung und Entscheidungsbedingungen
Voraussetzungen
Integration mit dem Ausgabenmanagementsystem des Kunden; „Manager As An Attendee Check“ benötigt „Synchronisierung des Mitarbeiterverzeichnisses des Kunden“; Onboarding durch AppZen Professional Services
Trustworthy-AI-FAQ: „Alle von AppZen verarbeiteten Daten werden in aggregierte Daten umgewandelt.“ Private-ZenLM-Blog beschreibt isolierte Kundenoption: „Trainingsdaten fließen niemals zum Basismodell zurück“; Standard-Public-ZenLM verwendet anonymisierte Daten. Kein Opt-out-Mechanismus beschrieben. DPA Abschnitt 8 betrifft nur de-identifizierte Daten
Zertifikate und Testate
ISO/IEC 27001 „seit 2017“ zertifiziert (akkreditierte Stelle, jährlich); SOC 1 Type 2 und SOC 2 Type 2 Attestierungen (CPA-Unternehmen; Bloglogo zeigt A-LIGN); PCI-DSS-Logo
Anbieterquellen beschreiben diesen Punkt unterschiedlich. Nur Anbieterangaben, nicht im Register verifiziert. Widerspruch: Compliance Guide nennt ISO/IEC 27001:2013, CIO-Blog ISO/IEC 27001:2022. Geltungsbereich/Berichtszeiträume nicht genannt. SOC 1/SOC 2 sind Attestierungen. Anbieter nennt GDPR/CCPA, aber dies sind Gesetze, keine Zertifizierungen
Der AV-Vertrag verlangt SOC 2 Typ 2 und ISO 27001 für Unterauftragnehmer sowie 15 Tage Vorankündigung bei Änderungen.
Aufbewahrung und Löschung
Datenlöschung „innerhalb von 90 Tagen nach Beendigung des Dienstes“; Löschanfragen über Supportportal „innerhalb von 2 Wochen“ bestätigt; keine Zusicherung sofortiger Löschung aus Sicherungen. DPA Abschnitt 17: Löschung innerhalb von neunzig (90) Tagen nach Beendigung
Deutsch nicht ausdrücklich genannt; ob Benutzeroberfläche oder nur Belegprüfung Deutsch abdeckt, nicht angegeben
Freigabe vor Buchung
Teilweise – „Hochrisikoeinträge werden mit vollständiger Erklärung markiert und an die richtige prüfende Person weitergeleitet“; „unauffällige Berichte werden ohne menschliche Beteiligung freigegeben“; Kundenzitat: „über 70 Prozent unserer Ausgabenberichte werden automatisch freigegeben“
Menschliche Prüfung nur bei Ausnahmen; risikoarme Berichte ohne Person freigegeben. Ob Erstattungsauslösung selbst durch Freigabe im Ausgabensystem des Kunden abgesichert ist, nicht angegeben
Prüfspur
„Jede Agentenhandlung unterliegt Regeln und hinterlässt eine vollständige Erklärung, damit eine prüfende Person erkennen kann, was der Agent getan hat und warum“; „vollständige Protokolle jeder Entscheidung der KI“
Aufbewahrungsdauer von KI-Entscheidungsprotokollen nicht angegeben. Sicherheitsereignisse auf Syslog-Servern protokolliert (Compliance Guide)
Lokale Anforderungen
Audit prüft MwSt.-Anforderungen, chinesische Fapiao, FCPA, Sunshine Act, PEP-Screening: „Steuervorgaben unterscheiden sich nach Land, von Vorsteuererstattung in Europa bis zu Fapiao-Anforderungen in China“
Keine Unterstützung für GoBD, XRechnung, ZUGFeRD, Peppol oder SAF-T für Expense Audit angegeben; separates AppZen-E-Invoicing-Produkt behauptet „Steuervorschriften und E-Rechnungspflichten zu handhaben“, ohne Formate zu nennen (Blog einvoicing-compliance-why-finance-leaders-cant-afford-to-wait)
Fragen an den Anbieter
Fragen Sie den Anbieter nach geltenden Zertifikaten und Testaten einschließlich Umfang und Gültigkeit.
Fragen Sie den Anbieter nach Preis, Abrechnungseinheit und Mindestbindung für Ihren Umfang.
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Die Entscheidungsvorlage vergleicht bis zu drei KI-Angebote schriftlich: mit den belegten Fakten für Ihre Entscheidung, gezielten Fragen an die Anbieter und einer Kostenschätzung auf Basis Ihrer Annahmen. Die drei wichtigsten Prüfpunkte legen Sie mit Sten Franke fest.
Sie erhalten die Entscheidungsvorlage per E-Mail innerhalb von höchstens fünf Arbeitstagen, nachdem die Zahlung bestätigt ist und wir die Fragestellung sowie die für den Start erforderlichen Angaben abgestimmt haben. ETHORITY bestätigt Start- und Liefertermin und liefert früher, sobald die geprüfte Vorlage fertig ist. Fehlende optionale Angaben dokumentieren und bewerten wir; Sie müssen die Lösung nicht selbst recherchieren. Die Prüfung vor der Lieferung und Rückfragen per E-Mail sind inbegriffen.
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